Her er 10 konkrete og praktiske tips til styret og ledelsen. Noen av dem handler om å iverksette Regjeringens verktøy i «koronapakken(e)».
Vi vet nå at koronaviruset og tiltakene for å begrense smitte rammer næringslivet hardt. Dag for dag forstår vi – og kjenner på kroppen at dette er en global og lokal økonomisk krise som vil teste oss alle. Vi legger medisin og omsorg til side for noen få minutter og deler her kunnskap om viktigheten av tiltak, streng økonomistyring og realistisk planlegging i alle SMB rundt om i landet som planlegger å være i markedet lenger enn til påske. Ved riktige grep nå kan selv de selskapene som rammes hardest, kunne overleve. Dette er tiden for å profesjonalisere styrearbeidet i alle små og mellomstore selskaper. I kjølvannet av kriser oppstår det ofte spørsmål om selskapets styre har gjort nok og om de har tatt riktige valg på vegne av selskapet. Kontraktsparter vil kanskje se etter muligheten for å fremsette krav mot noe eller noen. Da blir god dokumentasjon essensielt for å unngå ansvar. Husk at det er bedre å gjøre noe enn ingenting.
1. Styret må få oversikt – ha styremøter
Selskapets styre må ha oversikt over selskapets egenkapital og tilgjengelige likviditet. Husk å dokumenter styremøter og innholdet; både de tiltak som iverksettes og de og det dere bestemmer dere for ikke å gjøre. Uenighet innad i styret bør fremgå av dokumentasjonen. Styremøter skal avholdes på den mest hensiktsmessige måten. Med de pålegg som nå foreligger om karantene og begrensning av smitte, bør styremøter gjennomføres med digitale kommunikasjonsverktøy. Telefonmøter er lov. Styreleder må forsikre at behandlingsmåten, og eventuell stemmeavgivning, er hensiktsmessig og forsvarlig.
2. Økonomistyring
Styret har overordnet ansvar for at selskapet har forsvarlig egenkapital og likviditet. Daglig leder må instrueres om å lage fortløpende oppdateringer av selskapets økonomiske stilling. Styret og ledelsen må påse at selskapets likviditetsbudsjett er oppdatert og må ha et aktivt forhold til dette. Mangler det en slik oversikt, må det settes opp umiddelbart. Har virksomheten likviditet til å betale løpende forpliktelser ved forfall? Vurderingene må baseres på en realistisk oversikt over forventede inntekter. Husk å hensynta at kontraktsparter ikke nødvendigvis vil klare å betjene sine løpende forpliktelser i disse dager. Det bør trolig legges inn en «buffer». Styret og ledelsen må løpende vurdere hvilke kontraktsparter som er berørt av situasjonen, og hvordan betalingsstans fra én kontraktspart vil påvirke økonomien i selskapet.
3. Er det behov for innhenting av kapital, assistanse fra banker og andre långivere?
Dersom inntektene uteblir eller er forsinket, må styret vurdere om det er behov for å hente ytterligere kapital. Både egenkapital og lån fra aksjonærer og fremmedkapital fra banker eller andre långivere bør vurderes. Andre kilder til likviditet kan være å selge eiendeler dersom disse har en fri verdi. Når egenkapitalen og likviditeten nærmer seg grensen for det forsvarlige, inntrer styrets handleplikt. Styret må derfor fortløpende vurdere om det må gjøres tiltak for å bedre økonomien i selskapet. Dersom selskapet drives på kreditorenes regning uten at det foreligger en begrunnet forventning om bedring, og det ikke er aktuelt med ny kapital fra aksjonærer eller tredjeparter, har styret en plikt til å melde oppbud. Styret har likevel først en plikt til å forsøke å redde virksomheten og dersom oppbud meldes for tidlig, kan dette også medføre store tap og det kan bli aktuelt med styreansvar. Illikviditet som følge av koronaviruset kan tenkes å være forbigående, og i så tilfelle vil ikke vilkårene for å åpne konkurs være til stede. Dette må vurderes konkret. Vurderingene av hvilke tiltak som bør iverksettes, bør gjøres i samråd med rådgivere og dokumenteres godt. Det er ofte her advokater kan bidra; bruk oss tidlig nok.
4. Permittering av ansatte
Mange selskaper har allerede iverksatt permittering av ansatte for å redusere de faste kostnadene i påvente av bedre tider. Permittering foretas på bakgrunn av virksomhetens ressursbehov. Permittering kan iverksettes dersom det foreligger en saklig grunn, slik som smittefare og oppfølging/konsekvenser av myndighetenes pålegg. Permittering må også være nødvendig og midlertidig. Nye endringer i reglene for permittering innebærer at arbeidsgivers lønnsplikt er begrenset til de første tre dagene. Men husk at det er varslingsregler. For de virksomhetene som ikke har fått pålegg om å stenge, men som sakte (og dessverre ganske sikkert) opplever en synkende grad av aktivitet, er det ikke åpenbart om det holder å varsle innenfor todagersfristen eller den normale fristen på 14 dager. Som vi advokater sier; det må foretas en konkret vurdering.
5. Alloker ressurser og sørg for utnyttelse av kompetanse
Husk at ved permitteringer kortes arbeidstakers oppsigelsesperiode ned, dersom arbeidstaker selv velger å si opp stillingen. Risikoen for oppsigelser – og tap av medarbeidere som man vil ha med videre øker. For mange kan derfor allokering av ressurser være et godt alternativ til permitteringer. Dersom enkelte virksomhetsområder trenger ressurser, mens andre områder ikke gjør det, kan det være aktuelt med midlertidige endringer i ansattes arbeidsområder slik at selskapenes arbeidskraftsbehov møtes og ansatte ikke permitteres unødvendig. Er det noen oppgaver som er satt på vent, som kan gjøres nå? Det er viktig å sørge for at virksomheten ikke stopper fullstendig opp. Dersom selskapet er rammet av karantener og sykdom kan det være aktuelt å låne ressurser fra andre selskaper. Dugnadsånden viser seg å være sterk i disse tider, og det kan på sikt lønne seg å hjelpe andre bedrifter i nød.
6. Gjennomfør interne møter og kundemøter med digitale kommunikasjonsverktøy
Det er viktig å tilpasse virksomheten til situasjonen. Selv om fysiske møter fremstår uaktuelt akkurat nå, er det gode alternativer til samhandling. Fremfor å avlyse møter, bør møtene gjennomføres med digitale kommunikasjonsverktøy. Det er ikke så vanskelig som man kan frykte.
7. Kommuniser tidlig med leverandører og andre kontraktsparter
Koronaviruset vil ramme alle ledd i våre næringskjeder. Forsinkelser og manglende leveranse i et ledd, vil kunne få ringvirkninger i andre ledd. Dette er tiden for tett og aktiv dialog med alle samarbeidspartnere og leverandører. Ikke nøl med «den vanskelige samtalen». Kommunikasjon er det sentrale budskapet her. Alle opplever problemer nå, og det vil komme en dag etter koronaviruset. Da er det viktig å holde en god dialog og samarbeide om løsninger med leverandører og andre kontraktsparter. Ved problemer med å betale ved forfall, er det fornuftig å gå i dialog med kreditor og forhøre seg om muligheter for betalingsutsettelser eller nedbetalingsplaner. Det er imidlertid viktig å forholde seg lojalt til sine kreditorer, og gi korrekt og dekkende informasjon om situasjonen. Når (for vi tror ikke dette er et spørsmål om «om») dere mottar henvendelser om betalingsutsettelser, må det sikres gode avtaler om betalingsutsettelser, henstand, fritak ol. Ingen ting skal være avtalt før alt er på plass.
8. Undersøk kontraktsvilkår og force majure klausuler
Blir en kontrakt umulig eller svært vanskelig å oppfylle som følge av koronaviruset og myndighetstiltakene, vil force majure klausuler kunne suspendere leveringsforpliktelsen uten at motparten kan gjøre gjeldende mangelsinnsigelser. Koronaviruset er i all hovedsak per i dag ansett å utgjøre en force majeure begivenhet. Partenes forpliktelser kan da suspenderes så lenge situasjonen vedvarer eller medføre at enkeltforpliktelser bortfaller i sin helhet. Det er viktig å først undersøke kontraktens ordlyd. Dersom kontrakten ikke inneholder en slik klausul eller klausulen er uklar kan det likevel være grunnlag for å påberope force majure på ulovfestet grunnlag, men dette krever en nærmere juridisk vurdering i forkant. For å påberope force majure må dette varsles relativt raskt, selv om dette ikke eksplisitt er angitt i kontrakten.
9. Undersøk muligheter for forsikringsdekning
Gjennomgå bedriftens eksisterende forsikringer. Forsikringer som dekker driftsavbrudd kan benyttes dersom driften stopper fullstendig opp. Forsikringsselskaper har normalt krav til at skadetilfellet må varsles innen en viss tid. Det er derfor viktig at forsikringsselskapet kontaktes så snart som mulig.
10. Utforsk nye og kreative løsninger – bli innovativ
Dagens situasjon krever tilpasning og nye strategier for overlevelse. I unntakstilstander oppstår også nye behov og rom for innovasjon. Kanskje din bedrift kan fylle disse behovene? Her gjelder det å tenke nytt og kreativt. Vi er helt sikre på at de fleste virksomheter uttaler på sine hjemmesider at de er innovative. Nå er det rom for faktisk å bli det. Lykke til.
Advokatene i Berngaard har vært ute «en vinternatt før». Vi har selv vært ledere i små og store virksomheter og tenker ikke «bare som advokater».
Vi tror vi kan være gode sparringspartnere for det meste; kontrakter, ansatte og permitteringer, aksjelovens regler, insolvens og konkurs, it og offentlige anskaffelser, entreprise, næringseiendom og næringsleie.
Vi ønsker å bidra. Det skal «aldri koste skjorta».
For spørsmål eller råd knyttet til dette, kontakt:
Inger Roll-Matthiesen
Lasse Ødegaard
Benjamin S. Agdestein
Arild Gjelsvik
William Peter Nordan
Marte Sofie Hatling
Marte Aasmundtveit Jessen
Erik Ødegaard
