Hvilke tiltak mot smittespredning i virksomheten kan iverksettes av arbeidsgiver?
Arbeidshverdagen er for tiden preget av smitteverntiltak for de fleste i arbeidslivet, og mye tyder på at dette vil være normalen en god stund fremover. Arbeidsgiver har ansvar for å beskytte de ansatte mot smitte av koronaviruset på arbeidsplassen, samtidig som drift og arbeidsplasser må sikres. Mangelfulle smitteverntiltak kan i ytterste konsekvens føre til pålegg om stenging.
Smitteverntiltak på arbeidsplassen reiser problemstillinger av ulik art, kanskje særlig av arbeids- og personvernrettslig karakter.
Arbeidsgivers styringsrett og arbeidstakers vern mot inngripende tiltak
Kjernen i arbeidsgivers styringsrett er arbeidsgivers rett til å lede, fordele og kontrollere arbeidet i virksomheten. Arbeidsgiver har rett til å styre arbeidstakerne i den grad det er nødvendig for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø og driften i virksomheten. Smitteverntiltak må altså gjøres innenfor rammene av arbeidsgivers styringsrett. En økende smittetrend vil styringsretten vil kunne begrunne til dels inngripende tiltak for å sikre nødvendig smittevern på arbeidsplassen.
Slik smittesituasjonen er i dag, får smittevern en så sentral betydning for både arbeidsplassen og de ansatte, at hensynet til smittevern ofte vil ha forrang foran andre viktige hensyn på arbeidsplassen. Arbeidsgiver må derfor løpende foreta en avveining mellom hensynet til smittevern og andre relevante hensyn og interesser, som de ansattes rett til personvern.
Smitteverntiltak griper inn i de ansattes personvern. Opplysninger om de ansattes helse anses som sensitive personopplysninger, slik dette er definert i personvernregelverket. Dette innebærer at arbeidsgiver må være ekstra varsom ved oppbevaring, deling og annen behandling av slike opplysninger. Arbeidsgiver må forsikre seg om at behandlingen har et lovlig behandlingsgrunnlag, at opplysningene ikke deles med noen som ikke har behov for det og at opplysningene ikke lagres lenger enn nødvendig.
De tiltakene som iverksettes må også være forholdsmessige sammenlignet med det formålet de er ment å ivareta. Dersom det finnes andre, mindre inngripende tiltak som kan iverksettes for å oppnå det samme formålet, må disse først vurderes. For å avgjøre hvilke tiltak som er nødvendig, må det gjennomføres en bred vurdering av alle risikofaktorer. Viktige risikofaktorer er for eksempel, hvorvidt det finnes ansatte i risikogrupper, behovet for nærkontakt mellom ansatte og arbeidsplassens tilgang til smittevernutstyr.
For at tiltakene skal fungere etter sitt formål, er arbeidsgiver avhengig av god kommunikasjon med de ansatte og at ansatte medvirker til gjennomføringen av tiltakene. Fleksibilitet og tilrettelegging er nøkkelord. Arbeidsgiver må holde seg oppdatert på myndighetenes anbefalinger og foreta løpende vurderinger av smitterisikoen, de iverksatte tiltakene og arbeidstakernes interesser. Det er også viktig at risikovurderinger og planer for tiltak dokumenteres.
Et enkelt tiltak som klart er innenfor styringsretten er pålegg om økt renhold på arbeidsplassen. Dette kan innebære oftere og mer inngående renhold fra vaskepersonell, men også at den enkelte arbeidstaker pålegges et eget ansvar for å holde sin arbeidsstasjon ren og «desinfisert». Et annet eksempel på et lovlig tiltak er å holde oversikt over hvilke ansatte som befinner seg fysisk på arbeidsplassen til enhver tid. Dette for å kunne spore eventuell smitte i ettertid.
Ofte stilte spørsmål
Må en ansatt informere arbeidsgiver om symptomer på eller mistanke om smitte av koronaviruset?
Ja, med mindre den ansatte skal være på hjemmekontor 100 % av tiden og symptomene/mistanken ikke vil påvirke arbeidstakers arbeid eller arbeidsplass.
Dersom arbeidstaker helt eller delvis skal møte fysisk på arbeidsplassen, må arbeidstaker informere arbeidsgiver om både symptomer, mistanke om smitte eller positiv test på koronaviruset. Selv ved milde symptomer bør arbeidsgiver varsles og arbeidstaker holde seg hjemme. Mange undervurderer eller bagatelliserer egne symptomer. I verste fall kan dette lede til at arbeidstaker møter på jobb og smitten spres på arbeidsplassen. Dette har relevans i forbindelse med regjeringens pålegg om at alle som har vært i nærkontakt med en smittet, skal i karantene.
Kan arbeidsgiver gi pålegg om oppmøte på arbeidsplassen?
I utgangspunktet kan arbeidsgiver pålegge oppmøte på arbeidsplassen, hvis det er nødvendig for utføring av arbeidet. I henhold til anbefalingene fra myndighetene om bruk av hjemmekontor, bør arbeidsgivere likevel legge til rette for at de ansatte kan jobbe hjemmefra. Dersom arbeidet kan utføres på forsvarlig måte fra hjemmekontor, og den ansatte ønsker å arbeide hjemmefra, bør ikke arbeidsgiver pålegge daglig oppmøte på arbeidsplassen. For å ivareta både sosiale og faglige hensyn kan likevel arbeidsgiver pålegge oppmøte med jevne mellomrom. Dette vil i stor grad også være avhengig av arbeidsplassens utforming. Åpent landskap med tett plassering forutsetter åpenbart andre tiltak enn tilgang til egne kontorer for hver enkelt medarbeider.
Ved pålegg om oppmøte på arbeidsplassen bør uansett arbeidsgiver så langt det lar seg gjøre, tilrettelegge for at ansatte kan møte opp på arbeidsplassen utenfor kjernetid og dermed unngå reiser i rushtiden.
Kan arbeidsgiver nekte arbeidstakere å gjennomføre fritidsreiser til «røde» og/eller «gule» områder?
Dersom arbeidstaker planlegger å reise til et «rødt område», kan arbeidsgiver nekte arbeidstaker å gjennomføre reisen dersom arbeidstaker ikke har nok feriedager til å fullføre karantene etter hjemreise, eller arbeidsoppgavene ikke kan utføres av andre ansatte mens den ansatte er i karantene. Et forbud knyttet til fritidsreiser til «røde områder» må anses å være innenfor arbeidsgivers styringsrett da slike reiser kan resultere i ressursmangel for arbeidsgiver.
En vanskelig vurdering som nå har blitt aktuell med de nye retningslinjene, er hva arbeidsgiver kan gjøre med en arbeidstaker som planlegger en reise til et «gult» område. Regjeringen anbefaler at alle unødvendige reiser til utlandet unngås. Vår vurdering er at arbeidsgiver i utgangspunktet ikke kan forby sine ansatte å reise til gule områder. Arbeidsgiver kan imidlertid informere om at reiser til gule områder gjøres på egen risiko, og dersom landet blir rødt i reiseperioden og det innføres karanteneplikt, anses ikke karantenetiden som gyldig fravær.
Kan arbeidsgiver sende ansatte hjem fra jobb og nekte ansatte adgang til arbeidsplassen?
Ansatte som opplever symptomer på koronaviruset, har vært i kontakt med smittede personer eller som er pålagt karantene eller isolasjon, kan bli sendt hjem av arbeidsgiver. Av samme årsak kan ansatte bli nektet adgang til arbeidsplassen. Dette må anses å være innenfor styringsretten.
Kan arbeidsgiver pålegge bruk av munnbind på arbeidsplassen?
På områder hvor det er vanskelig å opprettholde anbefalt avstand, vil arbeidsgiver kunne pålegge de ansatte bruk av munnbind. Dette kan typisk bli aktuelt for arbeidsplasser med åpent kontorlandskap og med et større antall ansatte. Myndighetenes anbefalinger og mulighetene for hjemmekontor er sentralt i vurderingen av pålegg om munnbind.
Kan arbeidsgiver kreve temperaturmålinger av de ansatte?
Temperaturmåling er et kontrolltiltak etter arbeidsmiljølovens regler. Generelt kan medisinske undersøkelser iverksettes «når arbeidsgiver finner det nødvendig for å verne liv eller helse», men terskelen for å iverksette medisinske undersøkelser, slik som temperaturmåling, er høy.
Temperaturmålinger av de ansatte vil etter vår vurdering ofte være et uforholdsmessig kontrolltiltak, men dette må sees i sammenheng med den aktuelle smittesituasjonen og hvilke andre tiltak som er iverksatt.
Kan arbeidsgiver registrere personers fysiske lokasjon?
En oversikt over de ansattes fysiske tilstedeværelse på et gitt sted og til gitte tidspunkter (for eksempel i et kontorlandskap eller på en byggeplass) vil ofte være nødvendig for å opprettholde smittevernet på arbeidsplassen og eventuelt gjennomføre smittesporing ved påvist smitte.
Ved gjennomføring av fysiske møter, følger det av Arbeidstilsynets retningslinjer at det skal utarbeides en oversikt over møtedeltakerne (ansatte og evt. andre) for å kunne foreta smittesporing.
Vår vurdering er at det sjelden vil være nødvendig å oppbevare nevnte opplysninger lenger enn én måned (løpende), så lenge det ikke har oppstått smitte.
Kan arbeidsgiver oppbevare opplysninger om smitte?
Arbeidsgiver kan registrere og oppbevare informasjon om oppstått smitte blant ansatte så lenge dette er nødvendig for å håndtere en eventuell smittesituasjon. Formålet med lagring av slike opplysninger vil vanligvis være å forhindre videre smitte på arbeidsplassen (for eksempel ved å informere ansatte og andre som har vært i kontakt med en smittet), og dokumentere at det er iverksatt nødvendige tiltak.
Hvor lenge slike opplysninger kan oppbevares avhenger av arbeidsplassens størrelse, virksomhetens art og smittesituasjon. Det er likevel viktig å huske at opplysninger skal slettes (evt. anonymiseres) så snart det ikke lenger er behov for dem. Dette må inngå i de alminnelige sletterutinene.
Kan ansatte informeres om smittetilfeller på arbeidsplassen?
Dersom en ansatt har testet positivt på koronaviruset, skal arbeidsgiver informere de ansatte om smittesituasjonen og oppfordre dem til å gjennomføre nødvendige smitteverntiltak (teste seg, gå i karantene, ha hjemmekontor etc.).
Arbeidsgiver skal ikke uten den smittede ansattes samtykke, avsløre dens identitet. I noen virksomheter kan det imidlertid være vanskelig å ikke avsløre hvem smitten gjelder. Dersom det er nødvendig og samtidig informere om den ansattes identitet, må den ansatte underrettes om arbeidsgivers planlagte videreformidling og om innholdet av informasjonen som vil gis.
Oppsummering - korte råd til arbeidsgivere
Følg med på alle smittevernråd fra myndighetene, enten disse er generelle eller gjelder din sektor.
Foreta konkrete risikovurderinger for din virksomhet.
Dokumentér risikovurderingene og de tiltak som er påkrevet for din virksomhet.
Kommunisér tydelig hva som forventes og kreves av dine medarbeidere, enten dette er å arbeide hjemmefra og/eller på arbeidsstedet.
Gi tydelige instrukser om aktuelle smitteverntiltak.
Hold oversikt over hvem som er på arbeid hver dag.
